Jenis-Jenis Kwitansi Pembayaran dan Contohnya

Bisnis dan Bukti Transaksi Pembayaran

Istilah invoice dan kwitansi tentu saja bukan lagi suatu hal yang asing untuk Anda. Apalagi jika Anda adalah seorang entrepreneur yang sudah sangat terbiasa dengan beraneka urusan bisnis. Invoice dan kwitansi adalah dua dokumen bukti transaksi perusahaan yang sangat penting untuk pembukuan keuangan. Dengan adanya kwitansi pembayaran dan invoice maka laporan keuangan perusahaan sangat dapat dipertanggungjawabkan.

Akan tetapi, kadang kala ada saja orang yang tidak dapat membedakan apa itu invoice dan apa itu kwitansi. Padahal keduanya digunakan untuk kebutuhan yang berbeda. Pada umumnya, invoice atau faktur digunakan sebagai tagihan, dan kwitansi digunakan sebagai bukti pembayaran yang sudah dilakukan.

Pengertian Invoice atau Faktur

Invoice kadang kala disebut sebagai faktur. Meskipun tidak serupa penyebutan, pada dasarnya invoice dan faktur adalah benda yang sama. Biasanya, invoice atau faktur ini dikeluarkan oleh penjual dan merupakan tagihan yang harus dibayarkan oleh konsumen.

Selain itu, di dalam invoice biasanya juga memuat informasi lainnya. Seperti tanggal pengiriman barang, rincian barang seperti ukuran dan berat, biaya lainnya, nama penerima invoice, dan lain-lain.

Pada umumnya, sebuah invoice dibuat dalam tiga rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada konsumen. Rangkap ke-2 ditandatangani oleh costumer dan disimpan oleh penjual. Rangkap ke-2 ini nantinya dapat digunakan sebagai lampiran penagihan di kemudian hari. Dan rangkap ketiga disimpan dalam buku faktur atau invoice.

Sejak 2014, Ditjen Pajak memberikan ketetapan bahwa tiap perusahaan kudu membuat elektronik faktur sebagai usaha menghindari penyalahgunaan laporan pajak.

Karena itu, tiap perusahaan kudu dapat menyesuaikan diri dengan ketetapan ini. Secara umum, ada beberapa jenis invoice atau faktur yang biasa digunakan dalam transaksi perdagangan:

1. Invoice Biasa

Yang pertama adalah invoice biasa. Invoice jenis ini adalah invoice yang sederhana dan lazim digunakan dalam transaksi jual beli harian. Umumnya digunakan untuk transaksi yang cuma perlu satu kali proses pembayaran saja.

2. Invoice Proforma

Invoice proforma mempunyai sifat yang temporer atau sementara. Invoice jenis ini diberikan oleh penjual kepada costumer sebelum akan penyerahan barang secara total dilakukan. Invoice proforma digunakan jika barang yang di terima costumer diberikan dalam beberapa tahap.

Invoice proforma ini cuma bersifat sementara. Artinya, jika semua barang sudah diberikan dan di terima sepenuhnya, maka invoice proforma dapat diganti dengan invoice utuh atau invoice biasa.

3. Invoice Konsuler

Jika Anda lakukan transaksi perdagangan tingkat internasional seperti ekspor dan impor, maka Anda akan butuh invoice konsuler ini. Untuk menggunakan invoice konsuler, Anda harus mendapat persetujuan dari negara obyek pengimpor lebih dulu seperti atase perdagangan, kantor konsuler, dan kedutaan besar negara pengimpor yang ada di negara pengekspor.

Pengertian Kwitansi

Kwitansi adalah bukti transaksi yang dibuat dan diberikan oleh pihak penerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Sebuah kwitansi dibuat untuk memperkuat legalitas suatu transaksi dan menyatakan terdapatnya penyerahan sejumlah uang.

Karena itu, suatu transaksi kudu dibubuhi tanda tangan, dan dalam sebagian kondisi juga butuh meterai. Pada umumnya, kwitansi mempunyai beberapa ciri sebagai berikut:

1. Memiliki Dua Bagian

Sebuah kwitansi biasanya mempunyai dua bagian, yaitu bagian kiri dan bagian kanan. Bagian kiri atau sub kwitansi adalah bagian kecil yang digunakan sebagai bukti bagi pihak yang menerima uang. Sedangkan bagian kanan kwitansi diberikan kepada pihak yang sudah memberikan sejumlah uang.

2. Kwitansi Rangkap

Beberapa kwitansi dibuat dalam bentuk rangkap. Dalam kwitansi jenis ini, bagian asli diberikan kepada pihak yang membayar, sedangkan arsipnya disimpan atau diberikan kepada pihak yang menerima uang.

3. Informasi Dalam Kwitansi

Sebagai bukti pembayaran, sebuah kwitansi tentu saja memuat sebagian informasi penting. Mulai dari nama lengkap pihak yang menyerahkan sejumlah uang, uang yang sudah diserahkan, daerah dan tanggal penyerahan uang, dan juga nama lengkap dan tanda tangan penerima.

Tata Cara Pembuatan Kwitansi

Ada beberapa hal yang harus Anda simak saat membuat kwitansi yaitu:

1. Nomor Kwitansi

Nomor kwitansi digunakan untuk membedakan antara satu kwitansi dengan kwitansi lainnya. Penomoran kwitansi ini akan sesuai dengan keperluan pembuat kwitansi dan dibuat dengan ukuran angka atau huruf.

2. Nama Lengkap

Bagian nama lengkap dapat diisi dengan nama lengkap orang yang melakukan transaksi atau lembaga yang mengimbuhkan uang.

3. Jumlah Pembayaran

Jumlah uang yang diserahkan ditulis dalam bentuk angka dan juga huruf.

4. Waktu Transaksi

Selain saat transaksi, tempat penyerahan dan dukungan uang juga dicatat di kwitansi.

5. Tujuan Pembayaran

Jangan lupa untuk menuliskan obyek pembayaran yang menyatakan untuk apa pembayaran dilakukan.

6. Cap/Stempel

Selain tanda tangan, kwitansi juga diperkuat dengan cap atau stempel dari dinas atau perusahaan yang menerima pembayaran.

7. Meterai

Jika nilai transaksi di atas Rp 250.000, kwitansi harus dilengkapi dengan meterai 3000, sedangkan untuk transaksi di atas 1 juta Rupiah, kwitansi harus dilengkapi dengan meterai 6000. Untuk transaksi yang menggunakan meterai, tanda tangan harus mengenai meterai yang ditempel.

Pembuatan kwitansi untuk setiap pembayaran adalah perihal yang harus dilaksanakan oleh suatu perusahaan atau lembaga. Selain itu, untuk menghindari terjadinya penyalahgunaan kwitansi, pastikan Anda menggunakan dan menandatangani kwitansi yang masih baru digunakan.

Dokumen Lainnya

Selain invoice atau faktur dan kwitansi, sebuah perdagangan atau transaksi jual beli juga biasanya terdiri dari beberapa dokumen, misalnya saja:

1. Bon

Bon biasanya digunakan untuk transaksi yang dilaksanakan di toko-toko. Sedangkan untuk transaksi yang dilaksanakan dengan perusahaan, biasanya jarang menggunakan bon. Bon digunakan sebagai surat info peminjaman uang atau pengambilan barang.

2. Nota

Nota digunakan sebagai bukti atas pembelian barang secara tunai. Biasanya, nota akan dibuat oleh pihak penjual dan diserahkan kepada pihak pembeli. Sebuah nota biasanya dibuat dalam dua rangkap. Satu rangkap diberikan kepada penjual dan rangkap lainnya disimpan oleh pembeli.

Ayo Berbagi Tips