Sama seperti belajar kapabilitas lain, belajar mengatur waktu secara efisien termasuk butuh waktu dan proses. Berikut ini tersedia 7 tips agar manajemen waktu anda lebih efektif!
- Buat to-do list
Pernah nggak waktu bangun tidur bingung kudu laksanakan apa? Untuk menangani hal ini, anda bisa membuat to-do list di malam hari sebelum saat tidur. To-do list ini memuat daftar tugas-tugas yang kudu anda menyelesaikan esok hari. Kenapa bikinnya malam hari? Agar waktu bangun tidur anda nggak bingung kembali dan sudah memahami kudu laksanakan apa. Prosesnya tidak memakan waktu lama, kok. Kamu bisa membuat to-do list di buku catatan, sticky notes, atau aplikasi seperti Notion, Trello, Any do, dan lainnya. Pilih langkah yang paling nyaman dan anda sukai. To-do list atau perencanaan yang anda bikin bisa saja tidak bakal berjalan mulus, tetapi paling tidak anda miliki acuan tiap tiap harinya seperti di kursus bahasa arab pare. - Selesaikan pekerjaan cocok prioritas
Setelah membuat to-do list, bisa saja anda masih bingung pekerjaan mana yang kudu diselesaikan lebih dulu. Pernah dengar Matriks Eisenhower atau Matriks Penting? Matriks ini menolong anda membagi tugas yang kudu diselesaikan menjadi dari yang paling utama sampai tidak penting. Matriksnya membagi tugas ke dalam 4 kuadran seperti tersebut ini:
Tugas penting-mendesak: merupakan tugas yang kudu diutamakan dan kudu diselesaikan terlebih dahulu. Tugas ini perlu dan bisa saja bisa pengaruhi hidup atau karier kamu. Manfaatkan waktu yang anda miliki di pagi hari untuk menyelesaikannya.
Tugas penting-tidak mendesak: tugas ini penting, tetapi tidak mendesak. Maka dari itu, anda bisa menjadwalkan kembali untuk mengerjakan tugas ini. Kamu bisa mengerjakan tugas ini setelah tugas penting-mendesak selesai. Meskipun tidak mendesak, jangan menunda untuk mengerjakannya agar tidak menumpuk.
Tugas tidak penting-mendesak: walau sifatnya tidak penting, tetapi tugas ini mendesak. Kamu bisa mendelegasikan atau bisa menghendaki tolong rekan kerjamu untuk mengerjakannya.
Tugas tidak penting-tidak mendesak: kata kunci dari kuadran ini adalah eliminasi atau hapus tugas ini dari to-do list kamu. Karena sifatnya tidak mendesak dan tidak perlu untuk dikerjakan.
Menyusun tugas berdasarkan prioritas tidak hanya memudahkan anda mendahulukan tugas penting, tetapi termasuk menolong anda mengalokasikan waktu dan kekuatan untuk hal yang esensial. - Tetapkan batas waktu untuk menyelesaikan tiap tiap tugas
Agar anda bisa bekerja bersama dengan lebih fokus dan disiplin, belajarlah untuk memastikan batas waktu untuk tiap tiap tugas. Kamu bisa cobalah time boxing, salah satu tehnik manajemen waktu yang bisa membuat kami jadi lebih telaten dan fokus dalam menyelesaikan pekerjaan.
Apa yang dimaksud bersama dengan time boxing? Time boxing adalah halangi berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Misalnya, anda halangi waktu untuk menyelesaikan laporan dari 9-10 pagi. Maka tugas itu kudu cobalah anda menyelesaikan sepanjang rentang waktu tersebut.
Time boxing terbagi jadi 2 yaitu: soft time boxes dan hard time boxes. Soft time box bermakna anda memberi toleransi atau tambahan waktu misalnya sampai batas waktunya selesai ternyata tugasmu belum selesai. Sedangkan hard time box, ketika batas waktu sudah selesai, maka anda bakal berhenti dan mengambil alih istirahat untuk pekerjaan sebelumnya.
- Ambil jeda istirahat
Bekerja benar-benar lama tanpa jeda istirahat membuat anda menjadi lelah dan susah fokus. Oleh gara-gara itu, jangan lupa ambil jeda istirahat, ya. Beristirahat merupakan hal yang perlu agar otak dan mata anda tidak kelelahan.
Untuk anda yang kerap bekerja di depan laptop atau komputer, cobalah pakai 20-20-20 rule untuk menangani mata lelah. Rule ini berfaedah untuk menahan pc vision syndrom (CVS), sekumpulan gejala terhadap mata dan leher akibat aktivitas di depan laptop, HP, atau alat elektronik secara terlalu berlebih dalam waktu panjang. Gejalanya pada lain: mata lelah, nyeri kepala, nyeri leher dan pundak, penglihatan buram atau ganda, dan lainnya.
Cara menerapkan rule ini termasuk mudah. Setelah menatap layar pc atau HP sepanjang 20 detik, ambil istirahat untuk memandang objek sejauh 20 kaki (6 meter) sepanjang 20 detik.
- Hindari multitasking
Sebagian dari kami bisa saja berpikir bersama dengan multitasking, jadi banyak pekerjaan yang bisa kami menyelesaikan secara bersamaan. Namun, dilansir dari startuptalky.com, ternyata multitasking bisa turunkan produktivitas sebanyak 40%. Ketika laksanakan multitasking, kami cenderung kerap berganti-ganti task untuk menyelesaikan semuanya. Ini membuat tugas tidak terlewati bersama dengan maksimal dan membuat kami jadi lebih gampang capek. Otak kami bakal lebih fokus misalnya menyelesaikan satu tugas dalam satu waktu. Jadi, multitasking nggak selalu bagus ya, cobalah untuk fokus menyelesaikan pekerjaanmu satu persatu bersama dengan telaten agar hasilnya maksimal. - Batasi distraksi
Saat bekerja, tersedia banyak hal yang bisa membuat fokus jadi buyar atau terganggu. Misalnya, push notifikasi, email, chat di kelompok WhatsApp, dan lainnya. Menurut Harvard Business Review, biasanya pekerja mendapat interupsi sebanyak 50-60 kali dalam sehari, dan 80% interupsi tersebut tidak penting.
Distraksi yang singgah tetap menerus bukan hanya mengurangi produktivitas tetapi termasuk bisa tingkatkan stress. Kurangnya kontrol bakal sebuah pekerjaan jadi salah satu penyebab stress di tempat kerja. Untuk menjauhi distraksi, anda bisa laksanakan sebagian hal berikut:
Matikan push notifikasi.
Jangan benar-benar kerap mengecek hal-hal di luar pekerjaan seperti tempat sosial, chat WhatsApp, atau e mail pekerjaan. Luangkan sebagian waktu khusus untuk mengecek seutuhnya sekaligus secara berkala.
Aktifkan mode pesawat atau do not disturb waktu anda butuh fokus yang tinggi.
Lakukan aktivitas lain waktu jeda istirahat.
- Gunakan tools manajemen waktu
Saat ini tersedia banyak tools atau aplikasi yang bisa anda pakai untuk manajemen project dan waktu. Kamu bisa cobalah sebagian aplikasi manajemen waktu di bawah ini:
Any do dan Todoist: untuk membuat daftar yang memuat tugas atau aktivitas sehari-hari dan pengingat.
Trello dan Notion: untuk mengatur manajemen proyek dan tracking aktivitas harian.
Time planner: untuk mengatur dan membuat jadwal dan juga menganalisa produktivitas harian.
Google Calendar: untuk time blocking atau time boxing agar anda bisa memandang jadwal harian secara teliti sampai waktu menyelesaikannya.
Remember the Milk, Slack, TickTick, dan aplikasi manajemen waktu lainnya.
Dengan bantuan beragam tools di atas, anda bisa membangun formalitas untuk jadi khusus yang fokus dan telaten terhadap waktu.